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La nuova economia globale impone alle aziende di adattarsi rapidamente
ai mutamenti del mercato, di scoprire nuove opportunità di business, di
creare e di incrementare il valore aggiunto al cliente.
Conquistare il
successo nella nuova economia implica quindi saper rinnovare i processi
tradizionali, cercare nuovi modelli e processi di business, ottimizzare
i flussi interni e dell’intera Supply Chain.
La soluzione
informatica deve perseguire due obiettivi: essere estremamente
flessibile per seguire tempestivamente il continuo evolversi delle
politiche commerciali e di incentivazione per adattarsi alle esigenze
dei cambiamenti del mercato, dei prodotti e della concorrenza;
assecondare i flussi aziendali aiutando a snellire i processi con la
massima automazione possibile.
L’area commerciale deve gestire
in modo integrato tutti gli aspetti: la definizione dell’offerta, l’
elaborazione dei preventivi, l’acquisizione dei contratti, la gestione
degli ordini con relativa approvazione e conferma, l’ evasione della
merce o del servizio per finire con fatturazione e conteggio
provvigionale.
Il ciclo di vendita gestisce quindi una gran varietà
di documenti: offerte a cliente, ordini, documenti interni, buoni di
prelievo, documenti di trasporto, fatture, ecc. Il passaggio dei dati
da un documento all’altro deve essere automatico, ma deve prevedere
tutti i livelli di controllo necessari in merito alla affidabilità e
solvibilità del cliente e agli interventi di modifica delle condizioni
di vendita.
Dal ciclo delle vendite devono scaturire automaticamente
tutti i documenti e le operazioni necessarie alla successiva fase di
sollecito e di incasso; non meno importanti sono le funzioni che
permettono di gestire gli agenti e le provvigioni a loro attribuite e
le analisi di performance dell’intero processo.
Altro punto
focale è il collegamento con il magazzino (giacenze, disponibilità,
priorità di evasione, ecc.); una gestione corretta ed efficace permette
non solo evidenti risparmi, ma anche un miglior servizio ai clienti in
termini di rapidità e tempestività di consegna ed abbattimento degli
errori.
Parallelo al ciclo delle vendite è il ciclo passivo;
la sua automazione consente all’azienda una gestione completa dei
fabbisogni e delle fonti di approvvigionamento; gli ordini vengono
emessi a fronte di richieste di acquisto, automatizzabili con varie
tecniche di approvvigionamento.
La fase di ricevimento, collegata a
quella di accettazione e collaudo, attiva la movimentazione di
magazzino connessa, gestendo l’avanzamento degli ordini d’acquisto ed
attiva il controllo delle fatture passive.
In più con esa software…
La gestione dei listini
è particolarmente potente e flessibile: oltre alla possibilità di
definire prezzi differenziati per tipologia di clienti o per punto
vendita, i listini sono gestiti per data di validità, questo consente
di predisporre con anticipo i nuovi listini, di mantenere lo storico
prezzi e di creare listini speciali per periodi promozionali. A questo
si affianca la possibilità di codificare tutte le condizioni commerciali
particolari che l’azienda applica a clienti o a gruppi di clienti, su
alcuni articoli o gruppi di articoli, in maniera continuativa o per
periodi limitati, per scaglioni di quantità o per fatturato, ecc.
I flussi e stati documento
consentono di definire l’iter che deve seguire ciascun documento e gli
utenti autorizzati ad operare cambiandone lo stato. In questo modo si
automatizzano i processi definendo in maniera precisa quando un
documento ha terminato il proprio iter di approvazione e quindi può
essere ufficializzato all’esterno. I flussi, differenziati per
tipologia di documento, possono diversificarsi anche in funzione di
particolarità quali la disponibilità dell’articolo o la solvibilità del
cliente.
La modalità di calcolo e di maturazione delle provvigioni degli agenti e dei capi area
è fortemente parametrica per potersi adattare alla politica commerciale
aziendale; oltre alle associazioni classiche delle provvigioni alla
tipologia articolo o cliente, le provvigioni possono dipendere ad
esempio dalla quantità, dagli sconti o maggiorazioni applicate, nonché
dalle particolari condizioni commerciali di cui gode il cliente. Sono
gestite le provvigioni sull’incassato (dell’intero
documento o delle singole scadenze) e tutta la problematica relativa ed
eventuali insoluti, remissione di effetti, ecc.
Tutti i
documenti possono essere automaticamente archiviati con la soluzione
documentale che si farà carico di memorizzarne l’immagine, di
tracciarne tutte le revisioni e di collegare i vari tipi di documenti
inerenti alla stessa pratica, ad esempio ordine, conferma d’ordine,
DDT, fattura. L’immagine del documento e di quelli collegati sono
direttamente consultabili dal gestionale. La soluzione documentale si
farà carico di gestire l’archiviazione sostitutiva.
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