Smart working: strumenti, spazi e tecnologie necessarie

In questi giorni uno degli argomenti più discussi è lo Smart Working. Ma che cosa si intende? Quali sono gli strumenti necessari perché “il lavoro da casa” sia produttivo ed efficace? Quali sono i vantaggi per le aziende e i lavoratori?

Lo Smart Working è un approccio innovativo all’organizzazione del lavoro dove i punti principali sono flessibilità e autonomia sia per spazi e orari che per gli strumenti di lavoro utilizzati.
Un concetto noto e sempre più diffuso anche in Italia, che si allontana dalla nozione di telelavoro per avvicinarsi all’Industria 4.0.
La strada però è ancora lunga. Secondo l'Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano, il 58% delle aziende italiane ha adottato formalmente il modello e il 7% ha avviato iniziative informali (dati aggiornati 2019).

Che cosa si intende per Smart Working?

• Il lavoro quotidiano non si svolge più dalla propria scrivania in ufficio ma da casa o da qualsiasi altro luogo scelto. La mobilità diventa un punto focale. Questo è il passo in avanti che si è fatto per uscire dal concetto di telelavoro ed entrare in quello di Smart Working.
• Le tecnologie adottate per svolgere il lavoro sono sul proprio dispositivo o in Cloud.

L’ Accessibilità è il nuovo modello organizzativo, cioè la possibilità di accedere ai programmi di lavoro e ai dati aziendali.

I 3 pilastri dello Smart Working

Smart People: per apportare il cambiamento è fondamentale il fattore culturale: flessibilità e responsabilità sono indispensabili. Il rapporto tra colleghi e responsabile cambia, così come il modello di business che valuterà solo il risultato e il raggiungimento degli obiettivi fissati.

Smart Place: La casa diventa il luogo per svolgere l’attività quotidiana, solo se dotata delle giuste tecnologie. L’ufficio inteso come sede di lavoro deve sempre rimanere il luogo per incontri e riunioni.

Smart Tech: In questo nuovo approccio diventa molto importante la sincronizzazione e la condivisione delle informazioni. Come la possibilità di inserire una sola volta i dati, archiviare mail e comunicazioni importanti. Il tutto senza perdere mai di vista la sicurezza. Il ricorso a tecnologie “smart“ si deve tradurre in soluzioni in Cloud con facilità di utilizzo.

I Software necessari per lo Smart Working

Lo Smart Working può essere svolto solo se l’azienda mette a disposizione, non solo computer portatili e telefoni aziendali ma anche software in grado di favorire la comunicazione e la fluidità del lavoro tra persone ubicate in luoghi differenti. Avere gli giusti strumenti è essenziale perché il modello funzioni.
Infoware propone soluzioni gestionali, ERP, CRM e DMS che permettono allo Smart Working di essere applicato e di funzionare. Offriamo Software, compatibili con tutti i sistemi operativi e in Cloud, capaci di far condividere idee, documenti, file e più in generale tutte le informazioni tra i vari componenti del Team. Il tutto sempre strizzando l’occhio alla user experience.

Smart Working: un esempio di Software offerto da Infoware

Tra la vasta gamma di prodotti offerti da Infoware spicca ELO Digital Office, una soluzione utilizzabile anche con il browser e quindi accessibile da qualsiasi dispositivo, luogo e Sistema Operativo (Mac e Windows). La piattaforma prevede la possibilità di gestire al meglio tutti i dati aziendali (documenti, e-mail, video, immagini, fatture, ordini, . . ) e la possibilità di creare dei flussi (workflow) di approvazione (es. ordine approvato da ufficio acquisti prima dell'invio al fornitore, pagamento della fattura dopo l'autorizzazione della direzione, . . ) o gestione e condivisione delle informazioni (es. richieste che arrivano in azienda condivise tra più collaboratori).
Con questi strumenti vengono ridotti i tempi di gestione e le informazioni viaggiano su un unico canale, in modo condiviso.
Altre funzioni basilari, offerte da ELO Digital Office, per lo Smart Working sono l’inserimento di note, timbri, appunti in un documento condiviso, la possibilità di oscurare parti di documenti con dati sensibili a chi non ha l'autorizzazione alla visione, al riconoscimento del testo contenuto nei file archiviati, indipendentemente dal loro formato (OCR).

Attrezzarsi per lo smart working in tempi brevi è possibile. Ormai esistono gli strumenti e le condizioni che lo permettono. Per ricevere informazioni e/o una consulenza gratuita, per non farvi cogliere impreparati contattateci saremo lieti di esporvi tutte le nostre soluzioni legate al mondo dello Smart Working.