Documentale ELO Digital Office


Il sistema di gestione documentale costituisce la piattaforma centrale della conoscenza aziendale in cui convergono tutte le informazioni (documenti su carta e digitali) e alla quale possono accedere tutti i collaboratori, istantaneamente, da ogni luogo e in ogni momento.
Vantaggi del sistema di gestione documentale ELO:
- L’acquisizione digitale di documenti e informazioni (da qualsiasi fonte e in qualsiasi formato) nell’archivio elettronico ELO garantisce la disponibilità immediata e centralizzata delle informazioni. 
- È possibile classificare i più differenti documenti (contratti, e-mail, fatture, ecc.), archiviandoli in cartelle diverse. In tal modo l’identificazione dei processi aziendali risulta rapida e trasparente. 
- L’archiviazione della posta elettronica collega i messaggi e gli allegati ricevuti ai processi aziendali esistenti, rendendoli sempre disponibili e ricercabili facilmente. 
- I flussi di lavoro elettronici (workflow) automatizzano e semplificano i processi aziendali e provvedono all’elaborazione veloce e sicura delle operazioni aziendali.
- La cronologia delle revisioni apportate ai singoli documenti è documentata e gestita.
- La possibilità di commentare e collaborare sui documenti, mantenendo le informazioni legate agli stessi estende la forza del sistema.
- Sicurezza e trasparenza sono dunque garantite soprattutto a livello di utenti e gruppi di lavoro.
- L’archiviazione di tipo DMS è la soluzione ideale per la conservazione sostitutiva di tutti i documenti rilevanti ai fini della gestione aziendale.
- L’integrazione flessibile con una vasta gamma di applicazioni aziendali, quali ERP, CRM, CAD e programmi di posta elettronica o prodotti Microsoft Office, offre una piattaforma informativa centralizzata.

In base alle esigenze sono previste 3 configurazioni di prodotto:
> ELOoffice (un posto di lavoro)
> ELOprofessional (da 2 a 99 posti di lavoro)
> ELOenterprise (oltre 100 posti di lavoro)
 
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Principali funzioni e soluzioni:

- Flusso ricevimento documenti: non solo le fatture o documenti amministrativi ma qualsiasi tipo di documento e in qualsiasi formato (es. E-Mail). In ogni azienda spesso i documenti passano da differenti uffici o utenti, aumentando il costo di gestione. Con ELO è possibile creare delle regole di riconoscimento e inoltro automatico alle giuste persone di riferimento.
Ad esempio è possibile indirizzare le fatture di acquisto direttamente all'amministrazione attraverso un workflow o passarle alla direzione per la relativa autorizzazione.

- Lavorare in mobilità: la soluzione ELO Mobile Device permette di disporre di contenuti aziendali indipendentemente dal luogo e dall'orario. ELO funziona con tutti i principali tablet o smartphone (Ios o Android). La sicurezza dei dati è garantita sia da una password, che da protocolli di trasmissione particolarmente sicuri.

- Gestione E-mail: finalmente la soluzione per archiviare e gestire in modo automatico le informazioni della propria posta elettronica.  Tutte le E-mail (in entrata e uscita) e gli eventuali allegati possono essere elaborate, archiviate e gestite in base a regole definite in ELO.  Il contenuto della mail e dell'eventuale allegato possono essere indicizzati per ricerche avanzate. L'archiviazione della posta elettronica permette di diminuire i costi aziendali e migliorare l'archiviazione e la ricerca delle informazioni. Finalmente un modo per liberare spazio nella propria casella di posta, senza perdere alcuna informazione!

- Integrazione con ERP e gestionali: ELO consente il collegamento a tutti i sistemi ERP internazionali come SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX oppure Sage Office Line, Sage Classic Line. Lo abbiamo integrato anche ai principali software gestionali italiani (es. E/Ready, E/Impresa, . .).  Il Modulo ELO BLP (Business Logic Provider) si integra, senza soluzione di continuità, in applicazioni di gestione come ERP, Gestionali, CRM o simili.

- Gestione dei fascicoli personali digitali. I dati del personale sono dati altamente sensibili. La gestione corretta di questi dati richiede consapevolezza dell'importanza della protezione di tali dati e una soluzione digitale che tenga conto della molteplicità di documenti da amministrare. 
La soluzione di ELO per i fascicoli personali consente l'accesso solo a persone autorizzate. Nei fascicoli vengono infatti strutturati e raccolti in un luogo centrale certificati, attestati, fatture delle trasferte, . . . 
Con ELO si è sempre sicuri di rispettare le direttive sulla protezione dei dati e di creare processi rapidi ed efficienti.

- Integrazione SHAREPOINT: ELO for SharePoint è la soluzione ideale per chi desidera collegare in modo efficiente il software di ECM a quello per il lavoro di gruppo. SharePoint si collega in modo ottimale con l'ELO ECM.

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